Niedawno przeglądając Internet, natknąłem się na grafikę, która dobrze oddaje zmianę, jaka ostatnimi czasy nastąpiła w podejściu do cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych w przedsiębiorstwach. W wielu firmach, obecna sytuacja wymusiła zmiany, które były planowane od dawna, ale nigdy nie było dobrego momentu, aby je zacząć.
Zauważalne jest coraz częstsze i na szerszą skalę stosowanie różnych form podpisu elektronicznego. Jest to typ zmiany, którą w krajach anglosaskich często określa się, jako ‘low hanging fruit’ lub ‘quick win’, innymi słowy coś, co stosunkowo łatwo wprowadzić a co szybko przynosi pozytywne efekty .
Warto w tym miejscu krótko opisać rodzaje podpisu elektronicznego stosowanego w Polsce wraz z ich charakterystyką i najczęstszym zastosowaniem.
Można wyróżnić 4 podstawowe rodzaje podpisów:
- Podpis cyfrowy
- E-PUAP
- Podpis Elektroniczny
- Kwalifikowany Podpis Elektroniczny
Podpis cyfrowy stosujemy bardzo często, czasami nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Jeżeli korzystamy z bankowości elektronicznej, zlecamy przelew a następnie potwierdzamy go kodem SMS, to właśnie złożyliśmy nasz podpis, potwierdzając bankowi naszą tożsamość. Jest to prosta automatyzacja nie wymagająca od nas praktycznie żadnych dodatkowych aktywności.
Profil Zaufany E-PUAP
Coraz bardziej rozpowszechniony. Darmowy, ale mający swoje ograniczenia. Służący do załatwiania spraw wyłącznie w obrębie E-PUAP, czyli praktycznie rzecz biorąc dotyczy tylko administracji publicznej (Urząd Skarbowy, ZUS, KRS).
Aby założyć Profil Zaufany, konieczne jest albo posiadanie Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego, albo założenie profilu poprzez system bankowości elektronicznej (PKO BP, BZ WBK, Pekao, Millenium, Inteligo, ING, mBank), co jest darmowe i o wiele łatwiejsze.
Podpis elektroniczny
Najczęściej używany do podpisywania umów, które zgodnie z polskim prawem nie wymagają form pisemnych, takich jak umowy zlecenia, zamówienia, umowy sprzedaży czy też dokumentów w wewnętrznym obiegu firmowym. Może być stosowany również przy podpisywaniu umów o pracę, ale tylko przez pracowników; od pracodawcy wymagany jest podpis kwalifikowany. Podpis ten jest ważny i prawnie wiążący.
Światowym liderem w branży podpisów elektronicznych jest amerykańska firma DocuSign, można jednak znaleźć wiele konkurencyjnych rozwiązań takich jak AdobeSign czy też polskie Autenti.
Podpis kwalifikowany
Najbardziej zaawansowana forma podpisu elektronicznego. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS (rozporządzenie UE nr 910/2014) kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpis kwalifikowany musi być oparty o certyfikat, wydany przez autoryzowanego dostawcę usług. Podczas wydawania takiego certyfikatu jest weryfikowana tożsamość osoby, która się o niego ubiega. Wydanie takiego certyfikatu jest dodatkowo płatne.
Warto wspomnieć, że wyżej wspomniane rozporządzenie, wprowadziło automatyczne uznawanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych wydawanych w innych państwach członkowskich UE co oznacza, że każdy kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez dowolnego dostawcę usług zaufania mającego siedzibę w UE może być używany we wszystkich krajach członkowskich.
W sytuacji, gdy przepisy prawa nie wymagają innej formy (np. podpis pod testamentem, czy podpis poświadczony notarialnie) możemy stosować kwalifikowany podpis elektroniczny.
Wiele danych wskazuje na to, że w niedalekiej przyszłości znacząca większość dokumentów zarówno w Unii Europejskiej jak i w Polsce, będzie podpisywana elektronicznie. Zalet takiego rozwiązania jest mnóstwo i warto się zastanowić nad jak najszybszym wprowadzeniem tych rozwiązań w swoim biznesie.
