Cz. 6 cyklu 7 najczęstszych błędów popełnianych przy wdrożeniach systemów zarządzania umowami (CLM)
Zasada Pareto jest powszechnie znana w biznesie. Wszyscy jednoznacznie twierdzą, że ona po prostu działa i większość ludzi zauważa jej działanie nawet w zwykłym, codziennym życiu. Ale jakimś dziwnym trafem zapomina się o niej, spisując wymagania konfiguracyjne nowego systemu CLM!
Ja wiem, że kuszącym jest załatwienie wszystkich wyjątków za jednym razem. Spisanie nawet najrzadziej występujących przypadków i odstępstw w procesie i wrzucenie ich na listę koniecznych wymagań dla nowego systemu Zarządzania Umowami. Ale wiem jedno – to nigdy nie zadziała i prowadzi prostą drogą do katastrofy. Zostanie stworzony moloch, którego nikt nie będzie rozumiał i nikt nie będzie używał. Po paru miesiącach nikt już nie będzie nawet pamiętał ‘co autor miał na myśli’ i dlaczego system zachowuje się w taki dziwny sposób. I co gorsza, zdarzy się tak, że nawet jak już ten rzadki przypadek wystąpi, użytkownicy obsłużą go po staremu, nie wiedząc nawet jak zastosować do tego nowy system.
Tak więc ważny komunikat: skup się na 20% typów umów, które dają 80% ogólnej ich liczby. Automatyzuj najpopularniejsze typy i przypadki i upewniaj się, że proces działa. Na ‘ogarnięcie’ wyjątków przyjdzie jeszcze czas.
Ciąg dalszy tutaj.
