Cz. 4 cyklu 7 najczęstszych błędów popełnianych przy wdrożeniach systemów zarządzania umowami (CLM)
Wszyscy zgadzają się ze stwierdzeniem, że posiadania większej ilości danych jest lepsze niż posiadanie ich mniej. Brzmi to nawet trochę jak jakiś cytat z Paolo Coelho. Kadra zarządzająca i sponsor projektu najczęściej wierzą, że wdrożenie systemu CLM umożliwi im wreszcie pokazanie wszystkich trendów związanych z Zarządzaniem Umowami. Na dostarczenie danych do każdego potrzebnego raportu, potrzebnego zarówno dziś jak i w przyszłości. No i to prowadzi nas do kolejnego punktu na naszej liście a mianowicie do Pokusy Zbierania Wielkiej Ilości Danych.
Osoby zaangażowane w projekt będą chciały, aby system miał skonfigurowane dziesiątki a może nawet setki pól i atrybutów, a co gorsza, większość z nich powinna być polami obowiązkowymi. I idealnym świecie, byłby to perfekcyjny system gdzie wszystkie pola byłyby wypełnione poprawnymi i aktualnymi danymi a każdy dział raportowy wynosiłby peany na jego cześć. No ale nie żyjemy w idealnym świecie, więc jak to się najprawdopodobniej skończy?
W prawdziwym życiu, świeżo upieczeni użytkownicy nowego systemu CLM poczują się przytłoczeni ilością pól jakie muszą za każdym razem wypełniać. Każda próba stworzenia nowego rekordu umowy w systemie będzie wymagała poświęcenia dużego wysiłku. Postaw się w ich sytuacji. Są zajęci swoimi codziennymi obowiązkami. Dostali do obsługi nowy system który ma im ułatwić pracę. A jaki jest efekt z ich perspektywy? Muszą wypełniać mnóstwo (z ich punktu widzenia) kompletnie niepotrzebnych danych. Już niedługo zauważysz, że połowa pól będzie pusta, a druga połowa wypełniona błędnie. I z naszych marzeń o pięknych raportach pozostanie jedynie wspomnienie…
Przypomnij sobie ze szkoły średniej albo wyszukaj w Internecie termin z podstaw ekonomii: ‘Krzywa Laffera’. W skrócie pokazuje on zależność, pomiędzy wzrostem podatków a przychodem z nich związanym. Do pewnego momentu, podwyższanie podatków powoduje wzrost przychodów do budżetu. Ale jest taki punkt na tej krzywej, którego przekroczenie spowoduje SPADEK przychodów, pomimo, że stawki podatkowe rosną. Należy więc pamiętać, żeby zachować odpowiedni balans. Działa to bardzo podobnie z liczbą obowiązkowych pól w systemie CLM. Jeżeli skonfigurujesz ich 20, to pewnie wszyscy będą karnie je wypełniać, dostarczając informacji, na których będziesz mógł polegać. Skonfiguruj 120 pól, a pewnie połowa z nich i tak będzie wiecznie pusta. Pamiętaj, zdrowy rozsądek przede wszystkim!
Ciąg dalszy tutaj.
