Krzysztof Kwiatek

Cz. 7 cyklu 7 najczęstszych błędów popełnianych przy wdrożeniach systemów zarządzania umowami (CLM)

Heraklit z Efezu powiedział kiedyś: ‘Jedyna stała rzecz w życiu to zmiana’. No może niedokładnie tak powiedział, ale pewnie to miał na myśli, mówiąc swoje słynne ‘Panta Rhei’. Brzmi banalnie, jak kolejny internetowy „mem”, ale zbyt wiele razy widziałem problemy związane z brakiem Zarządzania Zmianą, aby nie traktować tego stwierdzenia poważnie.

Większość ludzi nie lubi zmian. Ani niespodzianek w pracy. Potrzebują pomocy, kogoś kto przeprowadzi ich ‘na drugi brzeg’, kogoś kto będzie rozumiał ich problemy związane ze zmianami, kogoś kto będzie w stanie odpowiedzieć na trudne pytania i tak po ludzku powiedzieć im, że wszystko będzie dobrze.

Jeżeli myślisz, że użytkownicy nowego systemu CLM sami sobie ze wszystkim poradzą i nie potrzebują takiej pomocy, to jesteś w głębokim błędzie. I nie mówię tutaj o szkoleniach z obsługi systemu czy dostarczeniu im opasłych tomów z instrukcjami albo lekcji video. Zarządzanie Zmianą to konieczność. Widziałem wiele projektów nieudanych z powodu braku tego komponentu i nie widziałem ani jednego zakończonego sukcesem, który by nie miał porządnego Zarządzania Zmianą.

Rzymianie mówili – ‘jak nie możesz ich pokonać, to się do nich przyłącz’. Mam zatem prostą radę dla Ciebie: zamiast udawać, że nie potrzebujesz Zarządzania Zmianą, upewnij się, że jest częścią Twojego projektu CLM i że nie jest to tylko pusty slogan. Oszczędzi Ci to mnóstwa problemów w przyszłości.

Podsumowując i kończąc nasz cykl:

• Jeżeli dopiero zaczynasz przygodę z CLM – nie zaczynaj od systemu z najwyższej półki
• Odrób pracę domową; mapy procesów i wzory kontraktów to konieczność
• Na Sztuczną Inteligencję przyjdzie czas w kolejnych fazach projektu
• Bądź rozsądny, jeżeli chodzi o ilość zbieranych danych
• Pytaj użytkowników, jakie mają problemy i skup się na ich rozwiązaniu
• Nie staraj się pokryć wszystkich wyjątków za jednym razem
• Zarządzanie Zmianą to konieczność

Cz. 6 cyklu 7 najczęstszych błędów popełnianych przy wdrożeniach systemów zarządzania umowami (CLM)

Zasada Pareto jest powszechnie znana w biznesie. Wszyscy jednoznacznie twierdzą, że ona po prostu działa i większość ludzi zauważa jej działanie nawet w zwykłym, codziennym życiu. Ale jakimś dziwnym trafem zapomina się o niej, spisując wymagania konfiguracyjne nowego systemu CLM!

Ja wiem, że kuszącym jest załatwienie wszystkich wyjątków za jednym razem. Spisanie nawet najrzadziej występujących przypadków i odstępstw w procesie i wrzucenie ich na listę koniecznych wymagań dla nowego systemu Zarządzania Umowami. Ale wiem jedno – to nigdy nie zadziała i prowadzi prostą drogą do katastrofy. Zostanie stworzony moloch, którego nikt nie będzie rozumiał i nikt nie będzie używał. Po paru miesiącach nikt już nie będzie nawet pamiętał ‘co autor miał na myśli’ i dlaczego system zachowuje się w taki dziwny sposób. I co gorsza, zdarzy się tak, że nawet jak już ten rzadki przypadek wystąpi, użytkownicy obsłużą go po staremu, nie wiedząc nawet jak zastosować do tego nowy system.

Tak więc ważny komunikat: skup się na 20% typów umów, które dają 80% ogólnej ich liczby. Automatyzuj najpopularniejsze typy i przypadki i upewniaj się, że proces działa. Na ‘ogarnięcie’ wyjątków przyjdzie jeszcze czas.

Ciąg dalszy tutaj. 

Cz. 5 cyklu 7 najczęstszych błędów popełnianych przy wdrożeniach systemów zarządzania umowami (CLM)

Pewnie rozpoznajesz słynny cytat ze Steve’a Jobsa, prawda? Wielu uważa go za geniusza marketingu i biznesu, w końcu stworzył firmę, która przez ostatnie lata jest bez przerwy w pierwszej trójce najbardziej wartościowych przedsiębiorstw na świecie.

Ale pozwól mi wyjaśnić, dlaczego uważam, że używanie tego podejścia nie sprawdzi się przy wdrożeniu CLM i spowoduje więcej problemów niż przyniesie wartości.

W swoim życiu zawodowym brałem udział w wielu wdrożeniach przeróżnych systemów i prawie za każdym razem obserwowałem ten sam schemat. Dział IT i/lub kadra zarządzająca zgodnie twierdzili, że wiedzą lepiej czego potrzebują użytkownicy z biznesu. Nikt tak naprawdę nawet nie próbował wysłuchać jakie problemy z codziennymi zadaniami mają użytkownicy na ‘pierwszej linii ognia’. Zgodnie stwierdzano, że ‘Użytkownicy nie wiedzą, czego chcą, dopóki im tego nie pokażemy’

Nie popełniaj tego błędu. Rozmawiaj z ludźmi z biznesu, staraj się zrozumieć, czego naprawdę potrzebują i co może im pomóc. Zaangażuj przedstawicieli biznesu już od wczesnego etapu projektu, po prostu pozwól im mówić. Gwarantuję, że przyniesie to dobre rezultaty i również później pomoże w lepszym przyjęciu nowego systemu przez jego użytkowników.

Ciąg dalszy tutaj. 

Cz. 4 cyklu 7 najczęstszych błędów popełnianych przy wdrożeniach systemów zarządzania umowami (CLM)

Wszyscy zgadzają się ze stwierdzeniem, że posiadania większej ilości danych jest lepsze niż posiadanie ich mniej. Brzmi to nawet trochę jak jakiś cytat z Paolo Coelho. Kadra zarządzająca i sponsor projektu najczęściej wierzą, że wdrożenie systemu CLM umożliwi im wreszcie pokazanie wszystkich trendów związanych z Zarządzaniem Umowami. Na dostarczenie danych do każdego potrzebnego raportu, potrzebnego zarówno dziś jak i w przyszłości. No i to prowadzi nas do kolejnego punktu na naszej liście a mianowicie do Pokusy Zbierania Wielkiej Ilości Danych.

Osoby zaangażowane w projekt będą chciały, aby system miał skonfigurowane dziesiątki a może nawet setki pól i atrybutów, a co gorsza, większość z nich powinna być polami obowiązkowymi. I idealnym świecie, byłby to perfekcyjny system gdzie wszystkie pola byłyby wypełnione poprawnymi i aktualnymi danymi a każdy dział raportowy wynosiłby peany na jego cześć. No ale nie żyjemy w idealnym świecie, więc jak to się najprawdopodobniej skończy?

W prawdziwym życiu, świeżo upieczeni użytkownicy nowego systemu CLM poczują się przytłoczeni ilością pól jakie muszą za każdym razem wypełniać. Każda próba stworzenia nowego rekordu umowy  w systemie będzie wymagała poświęcenia dużego wysiłku. Postaw się w ich sytuacji. Są zajęci swoimi codziennymi obowiązkami. Dostali do obsługi nowy system który ma im ułatwić pracę. A jaki jest efekt z ich perspektywy? Muszą wypełniać mnóstwo (z ich punktu widzenia) kompletnie niepotrzebnych danych. Już niedługo zauważysz, że połowa pól będzie pusta, a druga połowa wypełniona błędnie. I z naszych marzeń o pięknych raportach pozostanie jedynie wspomnienie…

Przypomnij sobie ze szkoły średniej albo wyszukaj w Internecie termin z podstaw ekonomii: ‘Krzywa Laffera’. W skrócie pokazuje on zależność, pomiędzy wzrostem podatków a przychodem z nich związanym. Do pewnego momentu, podwyższanie podatków powoduje wzrost przychodów do budżetu. Ale jest taki punkt na tej krzywej, którego przekroczenie spowoduje SPADEK przychodów, pomimo, że stawki podatkowe rosną. Należy więc pamiętać, żeby zachować odpowiedni balans. Działa to bardzo podobnie z liczbą obowiązkowych pól w systemie CLM. Jeżeli skonfigurujesz ich 20, to pewnie wszyscy będą karnie je wypełniać, dostarczając informacji, na których będziesz mógł polegać. Skonfiguruj 120 pól, a pewnie połowa z nich i tak będzie wiecznie pusta. Pamiętaj, zdrowy rozsądek przede wszystkim!

Ciąg dalszy tutaj.