zarzadzanieumowami

Cz. 3 cyklu 7 najczęstszych błędów popełnianych przy wdrożeniach systemów zarządzania umowami (CLM)

Sztuczna Inteligencja jest terminem których chyba najczęściej słyszę na wszelkiego rodzaju webinarach i konferencjach poświęconych Zarządzaniu Umowami. Jakiś czas temu królował Blockchain, potem był czas Smart Kontraktów ale teraz znów ‘SI’ jest na topie. Wszyscy chcą to mieć by móc ogłosić światu, że ‘nasza firma również bierze udział w cyfrowej rewolucji’ oraz pokazać w mediach społecznościowych, że ‘innowacje jedzą nam z ręki’. Jeżeli mogę dać Ci radę wynikającą z doświadczenia to powiem tylko: nie rób tego. A już na pewno nie rób tego na początku twojej drogi do CLM. Nie traktuj SI jako lekarstwa na wszystkie problemy z kontraktami jakie pojawiają się w Waszej organizacji.

Jeden z bardzo mądrych ludzi powiedział kiedyś: ‘Posprzątaj swój pokój, zanim zaczniesz zmieniać świat’. I myślę, że ten cytat jest w tym kontekście bardzo trafny i to jest to co powinieneś zrobić, zanim zaczniesz myśleć o SI. Upewnij się, że wszystkie umowy są w jednej bazie, sprawdź czy wzory umów są aktualne, czy proces jest jasny i znanym wszystkim i co najważniejsze, przestrzegany. Czyli po prostu ‘posprzątaj swój pokój’ a jak już będzie posprzątany, wtedy dopiero zacznij myśleć o SI. Jeżeli dodasz ją na końcu, to pewnie zobaczysz wartość płynącą z jej używania. Ale jeżeli ‘włączysz’ SI nie mając w sumie niczego, to podejrzewam, że szybko odgadniesz, jaki będzie rezultat tego eksperymentu…

Ciąg dalszy tutaj. 

Cz. 2 cyklu 7 najczęstszych błędów popełnianych przy wdrożeniach systemów zarządzania umowami (CLM)

Pamiętasz pewnie taką scenkę z lekcji WF; wszyscy chcieli po prostu zacząć grać, ale ten nudziarz nauczyciel z uporem maniaka, zawsze najpierw rozpoczynał zajęcia od rozgrzewki. Nikt tego nie lubił i nie rozumiał, ale on cały czas powtarzał, że to konieczne. I wiesz co? Z perspektywy czasu wychodzi na to, że jednak miał rację.

Wiele firm jest bardzo podekscytowanych faktem, że będą mieć nowy system CLM. Traktuje się go często trochę jako nową zabawkę a nową zabawkę chcesz wypróbować NATYCHMIAST! Kto by się tam przejmował takimi nudnymi rzeczami jak ustabilizowanie i opis procesu zarządzania umowami czy tez przygotowanie szablonów najpopularniejszych typów kontraktów. Wszyscy wierzą, że zrobimy to później (co nie jest prawdą) a niektórzy nawet wierzą, że nowy system to zrobi (co już kompletnie nie jest prawdą).

Co prawda są systemy, które mają funkcjonalność automatycznego budowania szablonów umów. Ale jeżeli na serio rozważasz wdrożenie ich jako swojego pierwszego CLM, no to chyba nie przeczytałeś punktu pierwszego w tym artykule wystarczająco uważnie 😉

Naprawdę, wszystkim będzie łatwiej, jeżeli zaczniecie przygotowania od skupienia się na procesie i na ‘templejtach’ umów. Po pierwsze przyspieszy to i ułatwi konfigurację narzędzia. Po drugie pozwoli lepiej zautomatyzować tworzenie nowych umów. No i pomoże w płynnym wprowadzeniu systemu do firmy, szybko pokazując wartość. Przygotowanie procesu i szablonów ma mnóstwo plusów i tylko jeden mały, malusieńki minus – jest strasznie nudne 😉

Ciąg dalszy tutaj. 

Cz. 1 cyklu 7 najczęstszych błędów popełnianych przy wdrożeniach systemów zarządzania umowami (CLM)

Zarząd podjął decyzję: potrzebujemy systemu do Zarządzania Umowami. Ale jaki wybrać? Po wielu spotkaniach dochodzicie do wniosku, że to wdrożenie to wspaniała okazja aby Wasza firma dołączyła do najlepszych. Macie odpowiedni budżet, stać was na to, żeby wybrać najlepszą platformę CLM jaka jest na rynku, takiego Mercedesa wśród CLM’ów a kto wie, może nawet Rolls Royce’a! Tak, to brzmi jak naprawdę dobry pomysł.

Ostudzimy jednak trochę Twój zapał i zastanówmy się nad tym chwilę, używając podobnych, motoryzacyjnych porównań. Czy gdybyś miał pieniądze, to kupiłbyś swojemu 18-to letniemu synowi, który dopiero co zdał egzamin na prawo jazdy, 700 konne Ferrari? Czy nie uważasz, że najpierw powinien zdobyć trochę doświadczenia za kierownicą? Bo w przeciwnym razie, w najlepszym możliwym scenariuszu, po prostu nie wykorzysta możliwości tego samochodu, ale w najgorszym może zrobić krzywdę sobie i wielu przypadkowym osobom.

Wracając więc do wyboru systemu CLM, upewnij się, że Twoja organizacja nie zaczyna swojej przygody z Zarządzaniem Umowami od zakupu narzędzia na które nie jesteście przygotowani.

Jeżeli nie macie wszystkich swoich umów w jednym repozytorium – zacznijcie od małego CLM. Jeżeli najbardziej nowoczesnym narzędziem do tworzenia umów w Waszej firmie jest Microsoft Word – zacznijcie od małego CLM. Jeżeli w Waszej firmie obieg dokumentów oznacza wysyłanie załączników mailem – zacznijcie od małego CLM. Zacznijcie od systemu, który jest szybki i łatwy we wdrożeniu. Od systemu, który pozwoli Wam nabrać trochę doświadczenia w świecie CLM. Jak już będziecie czuć, że ten system Was ogranicza i potrzebujecie czegoś więcej – wtedy będzie czas na zakup tego ‘Mercedesa’ czy ‘Ferrari’. Ale zróbcie to w momencie, kiedy będziecie gotowi skorzystać ze wszystkich możliwości jakie dają te najlepsze CLM’y na rynku.

Tak przy okazji, jeżeli jesteś zainteresowany przejrzeniem katalogu najpopularniejszych CLM’ów na świecie, zapraszam na stronę https://software.worldcc.com. Opisy są co prawda po angielsku, ale strona daje dobre wyobrażenie o tym ‘co w trawie piszczy’.

Ciąg dalszy tutaj. 

Jest duża szansa, że skoro to czytasz, to byłeś już wcześniej w podobnej sytuacji przy wdrożeniu dużego systemu w Twojej organizacji: wielkie oczekiwania i nadzieje, wszystko gotowe i zaplanowane, ustalona data Go-Live nadchodzi, system startuje i …. nic się nie zmienia! Niektórzy użytkownicy nawet się nie zalogowali, inni mówią, że system jest zbyt skomplikowany a większość prawdopodobnie nawet nie zauważyła, że już jesteśmy live…

Zastanawiasz się pewnie kto i kiedy popełnił błąd. Niestety nie mam dla Ciebie dobrych wiadomości. To prawdopodobnie nie był jeden błąd, ale seria błędów i popełniona nie przez jednego człowieka, a przez całą organizację.

Chciałbym podzielić się z Tobą praktyczną wiedzą, jaką zdobyłem podczas wielu wdrożeń CLM i przedstawić listę najczęstszych błędów popełnianych przy tych wdrożeniach.

Aby artykuł pozostał ‘lekkostrawny’, będzie podzielony na 7 mniejszych wpisów, z których każdy nie powinien zająć więcej niż 3 minuty czytania.

Tak więc zbytnio nie przedłużając, zapraszam do błędu nr 1

Poniżej linki do wszystkich błędów które będą się aktywować wraz z publikacją:

• Błąd nr 1: Musimy znaleźć i wdrożyć najlepszy system jaki jest na rynku!
• Błąd nr 2: Szablony kontraktów i opis procesu? Zajmiemy się tym później
• Błąd nr 3: A.I. – ja też chcę to mieć!
• Błąd nr 4: Dane! Im więcej, tym lepiej!
• Błąd nr 5: Użytkownicy nie wiedzą, czego chcą, dopóki im tego nie pokażemy
• Błąd nr 6: Tym razem zautomatyzujemy wszystkie możliwe wyjątki!
• Błąd nr 7: A na co komu Zarządzanie Zmianą?